海南关于做好2019年度档案归档移交工作的通知

　　按照《高等学校档案管理办法》的规定要求，请各部门将本部门2019年产生的属归档范围的各类文件资料整理好移交至档案室。若有2019年度以前未归档的档案，按要求分年度整理好一并归档。现就有关事项通知如下：

　　一、归档范围

　　(一)凡本部门在工作活动中直接形成的，能反映本部门工作和活动的，具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围。

　　(二)归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(如照片、光盘等)。声像、电子类文件材料应随纸质文件材料一同归档。

　　(三)以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

　　二、归档要求

　　(一)各部门应对归档工作给予高度重视，认真做好本部门档案资料的收集、整理和归档工作。保证归档文件材料收集完整、齐全。特别要注重各类重大活动及会议的图片、影像资料的收集和归档。

　　(二)凡各部门产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供相关材料。

　　(三)归档的纸质文件材料必须是原件，复印件原则上不归档。请示类文件如已答复，须提供相关批复材料，上级来文需要办理并上报相关材料的，要求将上报的相关材料附上。各单位报表、名册、图册、汇编等已装订的材料，以册(本)为单位移交。

　　(四)声像档案：录音、录像带、录影光盘、数码照片等均应贴上标签, 必须附有文字说明，内容包括事由(事件)、时间、地点、人物、拍摄者。

　　(五)实物档案：标明实物名称、获得时间和颁发(赠)单位。

　　(六)各部门及个人原则上不保留任何档案，如工作需要备查的可保留复印件。

　　三、档案移交

　　(一)归档验收

　　移交档案时，交接双方当面检查，按归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

　　(二)移交手续

　　归档单位移交档案材料时必须填写“档案移交目录表”，“档案移交目录表”须部门负责人签字并加盖所在部门印章;若无档案材料移交的部门，要求写一份无档案移交的情况说明，部门负责人签字并加盖所在部门印章。

　　(三)移交时间

　　为了保证学院档案的立卷归档按进度进行，各部门务必于2020年4月30日前移交2019年度归档材料。

　　(四)移交地点

　　学院综合档案室(行政大楼7楼前台旁接待室内)，联系人：周丽，联系电话：65336159，邮箱：15150002@qq.com。

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